R12 Projects Costing : Comprendre le calcul des coûts complets

Comprendre le calcul de coûts complets dans Projets
Lorsqu’on débute sur l’application Projets, une des difficultés principales est de comprendre la méthode utilisé par PJC pour le calcul des coûts complets.
Quel est le point de départ pour le calcul ?
PJC se base sur le barème de frais généraux situé au niveau de la tâche.
Ce barème est automatiquement redescendu des informations du projet (cf Options Barème de frais généraux)
Il est ensuite possible de le modifier, de le supplanter.
Pour vérifier et comprendre le calcul effectué, il faut donc toujours, dans un premier temps, contrôler le barème existant sur la tâche concernée.

PRESENTATION DES ELEMENTS DE CALCUL DE COUTS COMPLETS

Un Barème
Un barème se base sur une ou plusieurs structures de coûts auxquelles seront rattachés des types de dépenses, des clés de répartitions et des coefficients de charge.
Une Structure de coûts
Une structure de coûts peut être composée d’une ou plusieurs bases de coûts, auxquelles seront rattachés des clés de répartitions et des types de dépenses.
Celle–ci peut être Fixe ou Cumulative (cela indique la méthode de calcul des coûts indirects : c.a.d. si le calcul suivant est effectué sur le coût direct d’origine, ou sur le coût direct augmenté du montant calculé précédemment)
Une ou plusieurs Bases de coût
Une base de coûts permet de définir les clés de répartitions utilisées pour les différents types de dépenses rattachés à cette base.
(Nb : Au sein d’une structure de coûts, un même type de dépense ne pourra peut être attaché qu’à une base de coûts unique)
Une ou plusieurs Clé de répartitions
Il est possible d’en créer autant qu’on le souhaite. Elles permettront d’affecter à un type de dépense plusieurs taux successifs au sein d’un barème de coûts.
Exemple :

  • Création de deux bases de coûts B1 et B2
  • Création de cinq clés de répartitions C1, C2, C3, C4, C5
  • Création de deux types de dépenses : Administratif, Supervision

Principe de calcul

Cas 1 : STRUCTURE AVEC BASE FIXE

• Création d’une structure de coûts S1 avec deux bases de coûts différentes pour permettre un calcul de coûts indirects différents selon le type de dépenses.
• Création d’un barème avec une structure de coûts qui comportera deux bases de coûts auxquels seront rattachées des clés de répartitions différentes, selon le type de dépenses.
Pour la base de coûts B1, on utilisera les trois clés de répartitions C1, C2, C3 avec les coefficients suivants :
C1 : 0,50
C2 : 3
C3 : 0,25
Le type de dépenses Administratif sera rattaché à la base de coûts B1.
Pour la base de coûts B2, on utilisera les deux clés de répartitions C4, C5 avec les coefficients suivants :
C4 : 1,5
C5 : 0,4
Le type de dépense Supervision sera rattaché à la base de coûts B2
Explications des calculs attendus
Si on part d’un coût direct calculé de 1.000, identique,  pour chaque type de dépense, on obtient le résultat suivant :
Calcul des coûts indirects
1. Type de Dépense ‘Administrative’ :
o Couts indirects :
Clé 1 : 1.000 * 0,50 = 500
Clé 2 : 1.000 * 3 = 3.000
Clé 3 : 1.000 * 0,25 = 250
=>  Coûts complets  :  1.000 + 500 + 3.000 + 250 = 4.750 (correspond à la somme des coûts)
2. Type de dépense ‘Supervision’ :
o Couts indirect :
Clé 4 : 1.000 * 1.50=1. 500
Clé 5 : 1.000 * 0,4 = 400
=>  Coûts complets :  1.000 + 1.500 + 400 =2.900 (correspond à la somme des coûts)

Cas 2 : STRUCTURE AVEC BASE CUMULATIVE

Création d’une structure de coûts S2 cumulative avec les mêmes paramètres que précédemment.
Explications des calculs attendus
Si on part d’un coût direct calculé de 1.000 pour chaque type de dépense.
1 Type dépense ‘Administrative’:
o Couts indirects :
Clé 1 : 1.000 * 0,50 = 500
Calcul intermédiaire 1 : 1.000 + 500 = 1.500
Clé 2 (Appliqué au montant précédent): 1.500 * 3 = 4.500
Calcul intermédiaire 2 : 1.500 + 4.500 = 6.000
Clé 3 (Appliqué au montant précédent) : 6.000 * 0,25 = 1.500
=> Coûts complets : 1000 + 500 + 4.500 + 1.500 = 7.500 (Somme des coûts)
2. Type de dépense ‘Supervision’ :
o Couts indirect :
Clé 1 : 1.000 * 1.50=1. 500
Calcul intermédiaire 1 : 1000 + 1.500 = 2.500
Clé 2 (Appliqué au montant précédent) : 2.500 * 0,4 = 600
=> Coûts complets :  1.000 + 1.500 + 600 =2.900 (somme des coûts)
Ecran de paramétrages
• Bases de Coûts : 2 Bases de coûts
TJA Calcul couts 1
• Clés de répartitions : 3 clés de répartitions
TJA Calcul couts 2

Cas 1 : Structures de coûts Base Fixe (différente selon le type de dépense)

Type de dépense Administrative : 3 clés de répartitions
TJA Calcul couts 3
Type de dépense Supervision : 2 clés de répartition
TJA Calcul couts 4
Barème de frais généraux (Basé sur la structure fixe) :Création d’un barème avec les 5 clés de répartitions
TJA Calcul couts 5
Affectation du barème sur la tâche 8 du projet
TJA Calcul couts 6

Cas 2 :  Structure de coûts (cumulative) différente selon le type de dépense

Type de dépense Administrative : 3 clés de répartitions
TJA Calcul couts 7
Type de dépense Supervision : 2 clés de répartition
TJA Calcul couts 8
Barème de frais généraux (Basé sur une structure cumulative) : Créaton d’un barème avec les 5 clés
Utilisation d’un nouveau barème avec une nouvelle structure de coûts mais avec les mêmes coefficients que précédemment.
TJA Calcul couts 9
Exemple du processus et explication de la méthode de  calcul selon le type de structure utilisé
Etape 1 : Saisie d’un lot de dépenses
Saisie / Approbation / Valorisation des dépenses
Saisie d’un lot de même type de dépenses les tâches 8 et 9
Etape 2 : Imputation des dépenses
Valorisation du lot. On obtient le résultat suivant :
TJA Calcul couts 10
Explication du mode de calcul effectué sur les tâches 8 et 9 : incidence du type de structure utilisé
• Tache 8 (Base fixe)
Type de dépense Administrative :
1000 * 0,5 = 500
1000 * 3 = 3.000
1000 * 0,25 = 250
Total : 1.000 + 500 + 3.000 + 250 = 4.750
Type de dépense Supervision :
1000 * 1,5 =1.500
1000 * 0,40 = 400
Total : 1.000 + 1.500 + 400 = 2.900
• Tache 9 (Base Cumulative)
Type de dépense ‘Administrative’ :
1000 * 0,5 = 500
(Calcul intermédiaire : 1000 + 500 = 1.500)
1500 * 3 = 4.500
(Calcul intermédiaire : 1000 + 500 + 4.500 = 6.000)
6.000 * 0,25 = 1.500
Total : 1.000 + 500 + 4.500 + 1.500 =7.500
Type de dépense ‘Supervision’.
1000 * 1,5 = 1.500
(Calcul intermédiaire : 1000 +1.500 = 2.500)
2.500 * 0.40 = 1.000
Total : 1.000 + 1.500 + 1.000 =3.500
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