GENERAL LEDGER : La consultation des soldes en devises  : Plus riche , … mais aussi un peu plus complexe

Suite à la mise en place du multidevises, la consultation des comptes a été enrichie, mais pourrait par contre, vous sembler plus complexe…

Exemple concret  :

Supposons que vous travaillez dans un environnement géré en dollars (ce sera la devise de votre livre).
Vous imputez toujours sur la même combinaison de clé comptable mais sur des devises différentes.
Pour simplifier la présentation, on utilisera toujours la clé suivante au débit :
01-110-6010-…….
 

Cas 1 : Saisie de pièces simples dans différentes devises

Etape 1 : Saisie

1/ Pièce 1, saisie en dollars :

Une première écriture est saisie dans la devise du livre soit en $.
01-110-6010 pour un montant de 100 Dollars.

2/ Pièce 2, saisie en euros :

Une deuxième écriture est saisie en devise étrangère : l’Euro.
Le taux de conversion utilisé sera de 1,20 entre le Dollar et l’Euro.
Pour cette démonstration, nous utilisons un type de taux utilisateur afin d’avoir la possibilité de saisir un taux spécifique (pour des raisons de simplification).
Saisie de l’écriture :
01-110-6010 pour un montant de  200 Euros correspondant  à 240 Dollars.

3/ Pièce 3, saisie en YEN

Et pour finir, une troisième écriture enregistrée en devises étrangères le YEN.
Utilisation d’un taux de conversion de 0.010.
01-110-6010 : 300 Yen    correspondant  à 3 Dollars.
Si nous récapitulons, nous avons 3 pièces saisies dans différentes devises pour une même période comptable, pour un montant converti  total de 343 $.

Etape 2 :  Imputation des pièces

Vous lancez un traitement d’imputation comptable pour mettre à vous les différents soldes pour cette combinaison de comptes.

Etape 3 : Consultation des comptes

Quelles consultations s’offrent à vous dans le panneau de consultation de comptes ?
Dans le panneau de consultation des comptes, la première chose que vous pouvez remarquer est la liste déroulante en haut à droite, offrant  trois options différentes : Total, Statistique, ou Saisi.
A ce stade, l’option Statistique ne vous concerne pas, car aucune écriture n’a été saisie en montant statistiques.
Deux choix restent possibles :  Type ‘Total’ , ou Type ‘Saisi’.

1/ Consultation avec l’option Total :

Vous accédez au solde total du compte, c’est-à-dire au solde prenant en compte :

• D’une part, les montants directement saisis, dans la devise du livre (en $).
• D’autre part , les montants saisis dans une autre devise, et convertis en dans la devise comptable (soit le Dollar, dans cet exemple).

Vous pouvez voir, dans cet exemple que le solde intègre : les soldes en EUR, les soldes en YEN, ainsi que, bien évidemment, le solde saisi en Dollar.
Le résultat est donc le suivant :

• Pour le YEN, vous obtenez un solde de 3 $ pour 300 Yen saisis.
• Pour l’Euro, vous obtenez un solde de 240 $ pour 200 € saisis.

Et maintenant, si vous interrogez le solde en Dollar, qu’obtenez-vous ?

• Le solde correspondant au solde directement saisi en $, soit un montant de 100.

Ce solde correspond uniquement à la première pièce saisie, et non au solde total en Dollar (c’est à dire qu’il ne comprend pas les soldes des opérations saisis en devises étrangères et convertis en $).
NB : POUR VISUALISER VOTRE SOLDE TOTAL EN DEVISE, VOUS DEVEZ UTILISER L’OPTION ‘TOTAL’ :
Le solde en devise comptable, intégrant la totalité des montants saisis, sera alors affiché.
Si vous analysez votre détail des pièces, vous verrez vos pièces exprimées dans la devise initiale.

2/ Consultation avec l’option ‘Saisi’ :

Cette consultation vous permet de voir les soldes dans la devise sélectionnée.
Ce résultat vous présente à la fois le solde saisi et celui converti pour la clé comptable demandée.

• Pour le YEN, vous obtenez un solde de 300 Yen saisis.
• Pour l’Euro, vous obtenez un solde de 200 € saisis.
• Pour le Dollar, vous obtenez un solde de 100 $ saisis.

Exemple pour l’Euro :

 

Cas 2 :  Saisie de pièces simples avec montants statistiques seulement, ou avec montants monétaires dans la devise du Livre

1/ Pièce 1 : Saisie d’un montant en devise ‘STAT’ uniquement.

01-110 – 6010 : 4 (ce qui correspond à des effectifs, par exemple).

2/ Pièce 2 : Saisie d’un montant en devise comptable et STAT sur une même ligne d’écriture.

Rappel  : Pour être autorisé à le faire, il faut mettre l’option de profil ‘Pièces: Combiner Montants statistiques et monétaires’ à OUI , et indiquer pour les comptes pour lesquels la saisie est autorisée.
Dans ce cas, il faut indiquer l’unité de mesure à afficher en face du compte, pour guider l’utilisateur.
Vous saisissez une ligne de charge d’achats de 300 $ correspondant à 25 Kilos et donc à un montant STAT de 25.
01-110-6010 : 300 $   25 Kilos (Stat).

3/ Pièce 3: Saisie d’un montant en devise étrangères EUR et en indiquant une quantité (un montant statistique).

Vous recevez une facture de votre fournisseur français de 100 €, correspondant à 10 Kilos de marchandises.
01-110- 6010 :  100 €   ==> 120 Dollars   ==> 10 Kilos.
Si on consulte le solde statistique sur cette clé et qu’on redescend au détail de ce solde, on obtient le résultat suivant : (à condition de rajouter la colonne ‘Entered Currency’ (Devise Saisie).

 
En espérant avoir éclairci cette nouvelle consultation de comptes.