L’objectif de ce blog est de vous présenter le fonctionnement d’AGIS. Cette fonctionnalité est une des nouveautés en R12.
En 11i, seul le GIS existait. En R12, l’AGIS est introduit. Qu’apporte ce fameux AGIS ?
AGIS vous permet aujourd’hui de générer, non seulement les écritures comptables correspondant à ces mouvements, mais aussi de créer les transactions juridiquement obligatoires, telles que les factures intra-sociétés.
Présentation du contexte général
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises, dans un environnement international, sont constituées d’un ensemble de sociétés, qui peuvent très bien être dans le même pays ou dans des pays différents, et donc parfois avec une devise différente.
Cela nécessite de créer plusieurs entités juridiques ainsi que plusieurs BU (Business Unit).
Exemple :
Présentation des sociétés utilisées dans l’exemple ci-dessous
On prendra dans cet exemple trois sociétés d’un même groupe : une basée aux US, une basée en France et enfin une dernière basée au Royaume-Uni.
Les deux dernières sociétés sont des filiales de la première.
Présentation de la transaction saisie
La société, basée aux US, vends du matériel à deux de ses filiales, une en France et une autre en Italie.
Grâce à AGIS, en tant que comptable, vous pouvez effectuer une saisie unique, sur le nouvel écran HTML, sans être obligé de changer d’écran ou de responsabilité.
Cela vous permet de générer, non seulement les écritures comptables obligatoires, dans les différentes sociétés impliquées, mais aussi de créer les transactions adéquates (les factures).
Ces transactions portent le nom de mouvements inter-sociétés.
Ce procédé de génération semi-automatique de transactions vous permet de vous assurer de ne pas oublier d’étapes : génération des écritures comptables nécessaires, création de factures réciproques, …
Tout cela se faisant d’un seul tenant, en incluant éventuellement un processus d’approbation.
Nb : Au niveau global (au niveau groupe), dans ce cas, le résultat de cette opération est nul . Il n’y a ni charge, ni produit, car la vente dans une filiale se traduit par un achat pour l’autre filiale, ce qui a pour effet d’annuler le résultat, au niveau du groupe.
Présentation du Processus de saisie d’une transaction inter-sociétés, en détail :
Au sein de ce processus, l’entité juridique légale qui fournit le matériel ou la prestation sera appelée l’initiateur.
Celle qui en bénéficie sera tout naturellement appelée le bénéficiaire.
En tant qu’employé de l’initiateur vous pouvez saisir un mouvement Inter-sociétés à l’aide de la responsabilité HTML spécifique.
Dans l’absolu, vous auriez  la possibilité de saisir des transactions entre n’importe quelles entités juridiques.
Pour cela, une sécurité supplémentaire a été créée permettant de définir pour quelles entités juridiques un utilisateur a le droit de saisir des transactions (Configuration / Sécurité).
Etape 1 : Saisie de la transaction sur un écran HTML simplifié
Lorsqu’ AGIS est configuré correctement, la saisie d’une transaction simple est assez rapide. Vous n’avez plus qu’à sélectionner lors de la saisie de transaction, une des sociétés définie dans AGIS, en tant que société émettrice, saisir votre type de mouvement, la devise ainsi que la date de votre transaction.

Etape 2 : Génération de la pièce comptable dans la comptabilité de la société mère
Vous devez ensuite générer toutes les écritures nécessaires au sein de ce processus pour toutes les sociétés impliquées.
a) Génération des lignes correspondant à la première filiale
La première étape consiste à générer le schéma comptable correspondant aux transactions effectuées par la société émettrice,et cela autant de fois que vous avez d’entités juridiques impliquées dans le processus.
Dans le cas ci-dessous, il vous faut générer un schéma comptable pour la transaction effectuée avec la France, et une autre pour l’Italie.
Pour cela, positionnez-vous sur l’onglet ‘Comptabilité Emetteur’ (Initiator Accounting), afin de générer la contrepartie comptable, si celle-ci a bien été paramétrée.
Cliquez ensuite sur ‘Ajouter’ pour générer la ligne de contrepartie automatiquement..

b) Génération des lignes correspondant à l’opération avec l’autre filiale côté émetteur

Vous allez devoir effectuer cette opération  pour la France et le Royaume-Uni. Si vous aviez  plusieurs filiales concernées, il faudrait renouveler l’opération autant de fois qu’il y a de filiale.
L’ensemble des schémas comptables correspondant à la transaction effectuée par la maison mère est ainsi créée.
Etape 3. Génération de la comptabilité dans chaque filiale
Pour que ce schéma soit complet et qu’aucune écriture ne soit oubliée dans le processus, il faut maintenant générer la pièce comptable dans chacune des filiales.
Ici, il s’agit d’une vente réalisée par la société mère. Cela représentera alors un achat, pour chacune des filiales.
Pour générer ces transactions dans chacune des filiales, vous devez vous positionner sur l’onglet bénéficiaire.
Et ensuite, vous générez les pièces pour chacune des filiales, en vous positionnant sur chaque ligne une par une (si tout est paramétré, tous les champs se renseignent automatiquement).

• Génération de la pièce comptable pour la France

• Génération de la pièce comptable pour l’Italie

Vous devez ensuite soumettre ces transactions inter-sociétes à l’approbation, si cela a été défini dans le Workflow.
Etape 4 : Soumission des transactions à l’approbation
Les mouvements créés à partir de la société émettrice doivent être approuvés avant de pouvoir créer les transactions les filiales.
Vous pouvez  programmer le Workflow du processus d’approbation de manière à ce que cette approbation se fasse de manière automatique, pour ce type de transaction.

Etape 5 : Vérification du statut des transactions
Attendez ensuite la fin de votre traitement pour interroger de nouveau le batch créé afin de vérifier son statut.
Si le batch apparait avec le statut ‘approuvé’, vous pouvez visualiser les contreparties inter-sociétés qui ont été générées automatiquement.
Etape 6 : Consultation de la pièce comptable complète
Consultez la pièce comptable, une fois ce processus terminée, pour contrôler le résultat.
C’est à partir de cette étape que vous pouvez générer vos transactions dans les modules auxiliaires : AR, AP.
Présentation de la génération des transactions inter-sociétés
Cette étape est très importante et ne doit surtout pas être oubliée. Mais elle peut être automatisée, car c’est une série de traitements à lancer.
En effet, il faut ensuite générer les transactions inter-sociétés, résultant de ces écriture, c’est-à-dire créer les factures correspondantes (côté client interne et côté fournisseur interne).
En premier lieu, vous générez les transactions clients (pour la société émettrice). Dans l’exemple actuel, vous devez  lancer ce traitement deux fois de suite, car il y a deux factures clients à créer, une pour chaque filiale.

Etape 7 : Importation des factures clients correspondant à chaque filiale
Il vous faut enfin lancer le traitement standard d’importation des factures en double : une fois pour la France, une autre fois pour l’Italie, afin de créer les factures correspondantes.
Vous pouvez rechercher les factures créées après traitement, pour contrôler le bon déroulement.
Pour la France

Pour l’Italie
Vous constaterez que les factures sont créées avec le statut ‘Terminée’.
Si vous retournez dans les lignes des mouvement inter-sociétés, et si vous cliquez sur le numéro de transaction, vous avez la possibilité de visualiser le numéro de la facture client générée.
Le numéro affiché est le numéro 10020, le même que vous pouvait voir sur la première facture générée.

Etape 8 : Création de la comptabilisation pour chaque facture créée, pour la France et l’Italie
Vous devez ensuite créer la comptabilisation de chaque facture client et la transférer dans GL.
Etape 9 : Génération des factures fournisseurs pour chaque filiale
Il reste une étape dans ce processus. La maison mère étant  le fournisseur interne et chaque filiale représentant l’un de ses clients internes, on doit avoir une facture fournisseur interne dans chaque filiale afin de représenter la dette qu’elles ont envers leur société mère.
En effet, chaque filiale constate une dette envers la maison mère. Pour terminer ce processus, vous allez devoir générer les factures fournisseurs dans chacune des filiales. Pour cela, le traitement de création des factures sera lancé deux fois de suite, dans notre exemple.
Lancez le traitement ‘Transfert des mouvements intersociété vers AP’ deux fois : une fois pour l’Italie et une autre pour la France.
Pour cela, utilisez  la responsabilité AP correspondante afin de lancer le traitement d’’importation des mouvements.
Vous pouvez ensuite  visualiser la facture fournisseur générée dans AP.

Pour être tout à fait  complet sur ce sujet, il existe aussi un autre cas : celui où deux départements différents (BU) d’une même entité juridique, effectuent des transactions entre elles.
On parle dans ce cas de mouvements intra-société.
Il est aussi possible de générer ces transactions grâce au nouveau module AGIS, mais nous ne l’aborderons pas dans ce blog.
Nb : Ces sujets sont abordés au cours des formations R12. General Ledger Fundamentals