Principe général :
On souhaite facturer un client pour une prestation concernant plusieurs périodes. Une seule facture est émise pour la totalité de la période de prestation.
Dans ce cas, la règlementation préconise de comptabiliser la part de produit relative à chaque période de la période comptable concernée.
La facturation peut intervenir :
• D’avance, soit avant la prestation (Exemple : facturation d’un loyer).
• A échéance, soit après la prestation (Exemple : facturation de redevance).
Mise en place dans AR
Il existe dans AR deux méthodes de facturation, non modifiables, et livrées en standard qui sont les suivantes : d’avance ou à échéance.
Cette facturation n’est évidemment pas toujours émise pour la même durée. Pour cela, Il est nécessaire d’ajouter une règle de comptabilisation au niveau de chaque ligne de facturation, de façon à indiquer la méthode de répartition du produit dans le temps.
Il est possible de créer autant de règles de comptabilisation que nécessaire.
Chaque règle de comptabilisation doit être rattachée à un type de règle, livré en standard
Présentation des types de règles de comptabilisation.
• Cas 1 : Taux de produit journaliers, toutes les périodes :
Principe : Le montant est réparti selon le nombre de jours contenus dans un mois, que la période soit complète ou non.
Exemple : Loyer de 90000 pour la période du 15/01/XX au 14/03/XX
Le produit doit s’étaler sur trois périodes comptables qui représentent 59 j au total
Le montant total est divisé par le nombre de jours de la période soit ici :
90.000 / 59 = 1.525,42
Ce qui nous donne un montant journalier. Ensuite, pour chaque période le système va calculer le montant en fonction du nombre de jours réels de la période :
* Sur janvier il y a 17 j : 17 * 1.525,42 = 25.932,20
* Sur février il y a 28 j : 28 * 1.525,42 = 42.711,86
* Sur mars il y a 14 j : 14 * 1.525,42 = 21.355,94
• Cas 2 : Taux de produits journaliers, périodes incomplètes :
Principe : Le montant est réparti selon le nombre de jours dans un mois, en calculant un prorata par jours,uniquement pour les périodes incomplètes
Exemple : Loyer de 90000 pour la période du 15/01/XX au 31/03/XX
Le produit doit s’étaler sur deux périodes comptables ½ .
AR va diviser le montant par le nombre de jours de la période soit :
90.000 / 59 = 1.525,42
Ensuite, pour toute période incomplète, il va utiliser le prorata journalier. Le solde
restant à répartir, sera divisé de façon égale sur les périodes restantes.
• Sur janvier il y a 17 j : 17 * 1.525,42 = 25.932,20
Il reste donc ensuite un montant de 90.000 – 25.932 = 64 068
Ce montant sera ensuite réparti de façon équitable sur les autres périodes complètes de la fourchette, soit dans ce cas, sur février et mars. Le montant des 2 périodes rstants sera donc de : 64.068 / 2 = 32.034
• Sur février : 32.034
• Sur mars : 32.034
• Cas 3 : Programme fixe :
Principe : Répartition uniforme du produit, ou répartition selon un % donné
Exemple loyer de 90.000 sur la période 15/01/XX au 14/03/XX
AR va diviser le montant total selon le nb de périodes et affecter le même montant pour chaque période. Donc dans ce cas 30.000 par période
o Sur janvier : 30.000
o Sur février : 30.000
o Sur mars : 30.000
Et ce quel que soient le nombre de jours de chaque période
• Cas 4 : Programme variable :
Principe: Répartition selon un % pour la première période, le solde étant réparti à part égale sur les périodes restantes
Dans ce cas, on indique un % pour la première période, au niveau de la règle de comptabilisation.
Exemple : Loyer de de 90.000 sur la période 15/01/XX au 31/03/XX
Règle de comptabilisation : 50% sur la première période
AR répartira les montants de la façon suivante : 50% sur la première période et le solde sera réparti sur autant de périodes restantes.
o Sur janvier : 45.000
o Sur février : 22.500
o Sur mars : 22.500
Et ce quel que soient le nombre de jours de chaque période