De plus en plus d’entreprises s’intéressent aux solutions de dématérialisation des factures entrantes (Factures fournisseurs) afin de bénéficier des avantages suivants :

• Réduction des coûts de traitement des factures.
• De respecter strictement les délais de paiement.
• Maîtrise et traçabilité : rapprochements et contrôles plus systématique.

 
Dans cette optique, Oracle propose un accélérateur basé sur Oracle Webcenter afin d’offrir une solution d’automatisation de la saisie des factures dans Oracle Ebusiness Suite.
Il s’agit de FIPSA (Financials Image Processing Solution Accelerator).
La solution a été conçue pour compléter l’ERP Oracle Ebusiness Suite en rationalisant et en automatisant le processus de saisie des factures.

La solution est conçue de façon à ne pas dupliquer ou remplacer les fonctionnalités de Oracle Ebusiness suite, elle fournit ainsi une solution complétement intégrée à l’ERP pour le traitement des factures depuis la réception de la facture dans l’organisation jusqu’à l’enregistrement de la facture avant d’être prise en charge par le processus de paiement.

Composants de la solution

La solution est composée de six modules qui se combinent afin d’offrir une solution cohérente, qui prend en charge la facture tout au long de son cycle de vie.

WebCenter Capture

La première étape du processus est de capturer les documents entrants, ce sont généralement des documents papier qui sont numérisés à l’aide de scanners pour créer l’image de la facture.
Oracle Webcenter Capture est capable de gérer aussi les flux de factures provenant de télécopieurs, de courriels ou de site FTP.
Le composant « Import Server » convertit ses factures en images de format « TIFF » pour qu’il soit pris en charge par Webcenter Forms Recognition.
Une console en mode web permet de mettre en place une solution de capture des documents distribués autour d’un site central de numérisation et traitement des factures.

WebCenter Forms Recognition

Oracle WebCenter Forms Recognition a pour tâche d’extraire de façon automatique toutes les métadonnées de la facture nécessaires pour son enregistrement dans la Ebusiness Suite. Il a des capacités intelligentes qui lui permettent sans paramétrage préalable de prendre en charge un grand nombre de types de factures.
Toutefois, un module d’apprentissage est prévu afin d’ajuster le traitement des factures qui présentent certaines particulières ou qui génèrent des erreurs répétitifs.
En plus, Oracle WebCenter Recognition permet de valider les métadonnées extraites en les comparant aux données de la base Ebusiness Suite pour vérifier leur existence ou leur exactitude.
Les factures sans anomalie sont automatiquement validées et pris en charge par Webcenter Imaging. Les factures présentant des anomalies sont traitées par des opérateurs afin de corriger les erreurs ou de positionner des codes blocages qui seront levés ultérieurement après import de la facture dans l’ERP.

WebCenter Imaging

Webcenter Imaging fournit les fonctionnalités nécessaires pour la gestion et le stockage des documents numérisés ainsi que leurs métadonnées.
Les images numérisées des factures ainsi que les métadonnées extraites par WFR sont stockées dans le référentiel WebCenter Content.
Ces documents sont organisés par WebCenter Imaging sous forme de groupes logiques appelé « applications ».
Une application Imaging sert à définir la structure des métadonnées appliquées aux documents et la configuration de stockage et la sécurité des documents.
Elle peut être aussi configuré afin d’associer un workflow BPEL qui se déclenche dès l’association d’un document à l’application.

BPEL Process Manager

La solution FIPSA est livrée avec un ensemble de workflows BPEL préconfiguré, qui permettent de mettre en place un processus d’intégration automatisé des factures dans la Ebusiness Suite.
Ils fournissent toutes les fonctionnalités nécessaires pour traiter les exceptions et les erreurs liés au traitement des factures et assurent une synchronisation continue de l’état des factures entre Imaging et la Ebusiness suite.

Ebusiness Suite

La solution FIPSA tire parti des fonctionnalités de la Ebusiness Suite.
Une fois la facture est intégré dans la Ebusiness Suite, les fonctionnalités de l’ERP peuvent être utilisées pleinement pour agir sur la facture.
Un workflow de synchronisation prend en charge la mise à niveau des données de la facture entre Imaging et la Ebusiness Suite.
Une fois que la facture est intégrée dans la Ebusiness Suite et que tous les éventuels blocages associés à la facture par Imaging sont levés, seule la Ebusiness Suite est habilitée à prendre en charge la suite du cycle de vie de la facture.

Interface Unifiée 

La Ebusiness Suite est enrichie d’un connecteur pour WebCenter Imaging qui offre un accès direct depuis l’écran de gestion des factures à l’image des factures numérisées stockés dans WebCenter Content.
Il permet aussi d’accéder à la console Imaging UI afin de permettre à l’utilisateur de consulter sa corbeille des tâches liées aux factures en cours de traitement.
L’utilisateur a ainsi différents point d’entrée (Ebusiness Suite, Imaging) pour accéder aux interfaces de suivi et de gestion du processus de traitement de la facture.
 

Architecture technique

Ci-dessous un schéma représentant l’architecture et les spécificités techniques de la solution FIPSA.
Les produits WebCenter Content, Capture et Imaging font partie de l’offre Fusion Middleware.
Ils fonctionnent sur un serveur applicatif Weblogic Server comme le montre le schéma ci-dessous.
Le produit WebCenter Forms Recognition a la particularité de fonctionner uniquement sur des serveurs Windows.

La solution profite ainsi de toutes les fonctionnalités offertes par Weblogic Server et l’offre Fusion Middleware :

• Intégration facile de la solution avec le SI de l’entreprise grâce à la SOA suite.
• Clustering pour assurer un service continu.
• Load balancing pour l’équilibrage des charges avec Oracle HTTP Server.
• Référentiel partagé des ressources et des habilitations avec SSO et Oracle Access Manager.