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Les avantages d’une communication interne efficace

Au sein d’une équipe projet, une bonne communication permet d’apaiser les éventuelles tensions, évite les conflits, améliore la collaboration et favorise les échanges d’idées, la créativité et développe considérablement la motivation.

Collaborer sur un projet implique une mise en commun des compétences, ainsi qu’un partage des expériences de chacun pour atteindre un même objectif final. Si vous désirez que votre équipe soit performante, les différents protagonistes doivent travailler avec harmonie. Une bonne communication interne est donc indispensable.

La communication est un facteur essentiel au bon fonctionnement d’une équipe et par conséquent, à la réussite d’un projet. Les non-dits ou les incompréhensions génèrent frustration et mécontentement, ce qui peut avoir un impact négatif sur les relations entre les collaborateurs et de ce fait, sur le projet.

Communiquer signifie transmettre des informations ou des consignes à quelqu’un d’une façon claire et précise, en s’assurant que le message et les intentions sont bien comprises.

Une communication interne réussie maintient de bonnes relations entre les collaborateurs, augmente la motivation et l’esprit d’équipe, favorise l’engagement des salariés, permet une meilleure coordination entre les membres de l’équipe et instaure un climat de confiance favorable au partage d’idées et à la productivité.

Plusieurs solutions permettent d’améliorer les échanges et la communication entre les membres d’un projet.

 

Préférer les salles collaboratives

Faire partie d’une équipe signifie travailler ensemble. Une porte fermée d’un bureau peut, par exemple, être considérée comme un obstacle pour certains qui n’oseront alors pas vous déranger.

En tant que chef de projet, il est important de faire comprendre à votre équipe que vous êtes disponible dès que nécessaire, pour les écouter, les aider et leur donner des réponses. Favorisez un environnement de travail avec des espaces ouverts pour inviter aux échanges et à la transparence ou laisser la porte de votre bureau ouverte lorsque cela est possible.

Les espaces de travail ouverts permettent d’échanger à tout instant sur l’avancement du projet et de résoudre rapidement les points bloquants.

 

Clarifier les rôles et les objectifs

Lors du cadrage d’un projet, la première communication la plus importante consiste à expliquer clairement les responsabilités de chacun des membres de l’équipe. Qu’attendez-vous d’eux ? Quels sont les objectifs et dans quels délais ?

Un collaborateur ne pourra exécuter son travail correctement si les instructions qu’il a reçues ne sont pas compréhensibles et précises.

Pour une vision globale des rôles et des responsabilités de chacun, vous pouvez utiliser la matrice RACI dont les lettres signifient :

  • Responsible : la personne qui réalise la tâche.
  • Accountable : la personne qui supervise et prend les décisions.
  • Consulted : une personne experte que l’on peut consulter dès que besoin.
  • Informed : la personne qui doit être tenue informée de l’avancement de la tâche et des éventuels problèmes.

 

Entretenir l’esprit d’équipe

Une équipe dont les membres se connaissent et s’entendent bien communiquera automatiquement mieux. Développer et favoriser une bonne entente au sein de l’équipe est essentiel pour le bon déroulement du projet, afin que chaque collaborateur se sente impliqué et motivé par un but commun.

L’organisation d’activités sociales permet de rassembler les troupes et favorise les échanges dans une atmosphère détendue et informelle, hors du travail. Vous pouvez, par exemple, déjeuner avec toute l’équipe régulièrement, organiser des événements sportifs pour apprendre à travailler ensemble ou même, profiter de la pause-café pour faire connaissance. C’est l’occasion idéale de discuter de manière informelle et de se détendre. Une solution à un problème ou une nouvelle idée peut d’ailleurs apparaître lors de ces moments car, sans la pression des réunions plus formelles, les collaborateurs sont plus facilement force de propositions.

 

Partager sa satisfaction

Il est important de ne pas attendre les entretiens individuels pour féliciter un collaborateur pour les efforts fournis et le travail réalisé.

La reconnaissance est très importante pour se sentir bien au sein d’une équipe et d’une entreprise. Communiquez votre satisfaction à votre équipe est un excellent facteur de motivation.

 

Utiliser les bons outils

Les applications de communication d’équipe favorisent les échanges et la collaboration, notamment grâce aux systèmes de messageries instantanées. Elles permettent également aux équipes implantées dans différents lieux de rester facilement connectées.

La documentation relative au projet est également centralisée et permet aux différents acteurs de trouver rapidement une information qui est également mise à jour en temps réel.

 

Pour conclure

Une bonne communication permet d’améliorer le travail en équipe. Le chef de projet a pour rôle d’instaurer un climat de confiance et de fédérer une équipe autour d’un objectif commun, grâce à ces diverses stratégies de communication.

Il existe plusieurs stratégies pour améliorer votre communication d’équipe mais il reste primordial que le chef de projet soit le premier acteur conciliant, disponible et motivé.

 

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