Fusion Applications : Définir et accéder à un Livre Comptable (Ledger)

Accéder au Ledger dans Fusion Application   (Un petit changement entre Fusion R11 et R12)

Rappel du fonctionnement pour la Release 11 :

En release 11, lorsque vous terminez la définition de votre livre comptable (Ledger), vous devez lancer un traitement générant les différents rôles liés au Livre.
Par exemple, si votre livre se nomme ‘Livre1’, le système génère un rôle portant le nom suivant : General Ledger Accountant suivi du nom du Livre soit ici Livre 1, ainsi que pour toutes les applications faisant référence au Livre.
Il suffisait d’affecter ce rôle à votre utilisateur pour lui permettre l’accès à ce Livre.
En release 12, le processus est modifié et se rapproche plus de la eBusiness Suite, sauf qu’ici on parlera de rôle et non de responsabilité, comme dans la eBusiness Suite.
Nouveau mode de fonctionnement pour la  Release 12  de Fusion

La notion de rôle d’application est particulièrement utilisée dans ce contexte. Ces rôles permettent de sécuriser l’accès à un module d’applicatif avec des droits spécifiques (appelés privilèges).
Ces rôles sont livrés par Oracle.
On a, par exemple :

  • pour GL :  General Accounting Manager ou General Accountant …
  • pour AP : Account Payables Manager, etc.

En consultant ces rôles, grâce à la console de sécurité, vous connaîtrez les privilèges associés (correspondant à des fonctions, des menus accessibles à travers ces rôles).
Chaque applicatif possède sa propre méthode de sécurisation des données.
Il y en a deux méthodes principales :

  • Le DAS (Data Access Set) ou Jeu d’Accès de Données
  • La BU (Business Unit)

Pour General Ledger, on utilise le Jeu d’Accès de Données (Data Access Set), pour les auxiliaires : AP, AR, etc., on utilise la BU (Business Unit), etc.  Vous devez donc connaître l’objet utilisé pour sécuriser tel ou tel applicatif.
Quelles sont les étapes de mise en place ?
Nous n’évoquerons pas ici la création de Ledgers ou de BU, que nous considérons comme déjà créés.

Pour rappel, lors de la finalisation d’un Ledger, un batch est lancé et crée de manière automatique un objet applicatif appelé DAS (Data Access Set) ou Jeu d’Accès de Données.
Le principe assez proche de la R12 eBusiness Suite, pour les utilisateurs de la version précédente d’Oracle Applications.
Mais là où intervient la différence, c’est dans la manière de permettre l’accès au Livre à un utilisateur.
Préalablement, on utilisait la notion d’option de profil ‘GL Ledger Name’ qui était personnalisée pour une responsabilité).
Dans Fusion, la notion de responsabilité a disparu . Comment faire alors pour lier votre utilisateur à  votre livre ? ou à une BU (Business Unit) particulière ?
(Nb : Pour les utilisateurs de la eBusiness Suite,  la notion de responsabilité est donc caduque avec Fusion)
Etape 1 : Ajout du rôle générique à l’utilisateur
La première étape consiste à affecter à l’utilisateur le rôle applicatif, correspondant au module souhaité.
Pour effectuer cette opération, encore faut-il que vous possédiez l’un des rôles suivant :

  • IT Security Manager
  • Application Implementation Administrator

Ensuite, vous devez utiliser la tâche Création d’utilisateurs en charge de l’implémentation (Create Implementation User) , qui permet d’ajouter des rôles à un utilisateur.
Sélectionnez un des rôles livrés (celui-ci doit commencer par ORA…) : Ici nous utiliserons la première valeur :

Etape 2 : Lier l’utilisateur au Livre
En réalité, pour General Ledger, l’utilisateur n’est pas directement lié au Livre, mais au Jeu d’Accès de Données (Data Access Set) portant le même nom que le Livre, et créé automatiquement lors de la finalisation du Livre.
Ce fameux Jeu d’Accès de Données peut permettre de gérer d’autres aspects de la sécurité, que nous aborderons dans un prochain Blog.
Avant tout, il faut vérifier que le Jeu d’Accès de Données, portant le même nom que votre livre, a bien été créé par le système :

Ensuite, il ne vous reste plus qu’à faire le lien entre l’utilisateur et le jeu de données créé automatiquement (Manage Data Access for User)
a) Chemin de Navigation

b) Association de ‘l’objet de sécurisation’
Pour GL, c’est le DAS (Data Access Set) ou jeu d’Accès de Données (portant le même nom que le Livre comptable (Ledger).

Etape 3 : Contrôle du résultat
Ouvrez le tableau de bord comptable à partir de la page d’accueil, vous devez voir apparaître le nom du DAS dans la liste.

Ensuite, si vous regardez les périodes ouvertes, vous constatez qu’aucune période comptable n’est encore ouverte, ce qui signifie que nous sommes bien dans notre nouveau Livre.

Si vous ouvrez la première période comptable du livre, il doit vous proposer première période comptable indiquée lors de la création du livre.
Saisissez maintenant votre première pièce, vous constatez que la structure de clé comptable qui s’ouvre est bien celle de votre Livre.

Nous verrons par la suite comment sécuriser la saisie…, grâce aux règles de sécurité, règles de validation croisées, etc.
 

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