Les basiques du chef de projets
Pour tout projet, nous retrouverons les basiques suivants :Points principaux :
- Une définition du besoin :
- Il s’agit de l’objectif principal du projet
- Il est fixé pour toute la durée du projet
- Une date de livraison :
- Elle est fixée à l’initialisation du projet selon l’objectif à atteindre
- Adossée aux tâches du projet, elle pourra être revue selon les changements souhaités par le client
- Un budget :
- Il est contraint par l’objectif du projet, ainsi que par ses délais
- Tout changement et/ou adaptation du projet l’impactera
Points connexes :
- Un suivi :
- Il est régulier (1x par semaine minimum) et implique l’ensemble des acteurs du projet
- Il permet à tout interlocuteur du projet, de connaître l’état d’avancement du projet par rapport à l’objectif et/ou aux tâches et livraisons actives
- Il permet de mesurer les écarts aux 3 points principaux
- Il assure la communication entre les différentes parties prenantes
- Un rapport de livraison :
- Il marque la fin du projet
- Il est validé par le client et le chef de projets
Les phases du projet
On découpe généralement un projet en 4 phases distinctes :
- Le cadrage :
Durant cette phase, on s’attachera à définir l’objectif du projet, ainsi que la meilleure façon d’y répondre.
Les livrables seront également définis à cette étape. - La conception :
L’équipe projet définira plus finement le planning projet, en répondant aux questions : Qui fait Quoi, Quand, et Comment ?
C’est à cette étape que le plan projet est réalisé. Il comprend les éléments suivants :
Découpage des grandes phases du projet
Activités, tâches, jalons et dépendances entre ces éléments
Définition des livrables
Plan de communication du projet
Plan de gestion des risques
Plan d’assurance qualité - La réalisation :
Il s’agit de la mise en œuvre des éléments planifiés. On travaillera à la recherche des solutions et aux réalisations visant à satisfaire les objectifs du projet, au travers des ateliers et comités prévus par le projet.
Durant cette phase, le chef de projet sera chargé du suivi de l’avancement des réalisations, du respect du planning, des éléments de budget et des résultats au regard du plan projet initial et des ajustements si nécessaire. - La clôture :
Il s’agit de la dernière étape du projet. Un bilan sera organisé, marquant ainsi la fin des réalisations, avec pour objectif de valider la livraison, et de capitaliser sur l’expérience acquise.
Evolution de l’effort au cours du projet
Les méthodes projets
Il existe plusieurs méthodes disponibles afin de gérer vos projets.
Se focaliser sur l’une d’elle n’est pas synonyme de réussite, chacune d’entre elle n’étant pas nécessairement applicable à tout type de projet.Méthode traditionnelle (dites en cascade) : chaque tâche projet est identifiée, et le séquencement est planifié dès le début du projet. Pas de place pour l’imprévu, cette méthode rigide prévoit de livrer ce qui était validé initialement, d’où une possible frustration du client (si ses besoins ont évolué).
Méthode Agile : très flexibles, ces méthodes s’articulent autour du client, lui offrant la possibilité d’étoffer sa demande en cours de projet. Ce dernier sera découpé en mini-projets (ou livraisons) qui devront être validés pas le client pour passer au suivant.
Méthode adaptative : comme les méthodes traditionnelles, un plan projet initial est établi. Pourront ensuite s’y ajouter les demandes d’évolutions exprimées par le client afin de savoir s’adapter à son besoin.
Méthode du chemin critique : cette méthode doit identifier les jalons critiques du projet, permettant de valider la livraison à la date voulue. S’appuyant sur le diagramme PERT (Program Evaluation and Review Technic), cette méthode doit permettre de comparer au jour le jour ce que vous aviez prévu, et la réalité de la mise en œuvre.
Méthode PERT : organisée en réseau de tâches, cette méthode permet la visualisation globale de votre projet et des tâches qui le composent. Cette méthode nécessite de lister l’ensemble des tâches du projet, et d’identifier les dates de début, de fin au plus tôt et fin au plus tard pour chacune d’entre elles. Ainsi le diagramme résultant permettra d’établir le chemin critique du projet, ainsi que la durée minimale de celui-ci.
Méthode PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments, v2) : selon cette méthode, vous agissez en tant que directeur du projet. Vous avez à charge et planifier, déléguer et surveiller l’ensemble des aspects du projet (coûts, délais, bénéfices, qualité, périmètre et risques) afin d’en garantir la livraison à date et budget prévus.
Méthode du LEAN Management : cette méthode adaptée aux petites équipes vise à l’optimisation des délais et des coûts, sans sacrifier pour autant la qualité de la livraison.
Les outils du chef de projets
Fonction du client, du type de projet ou de l’environnement, les outils à disposition du chef de projet pourront varier !
Il existe pourtant certains fondamentaux que l’on s’attachera à retrouver :
- Un outil de suivi du planning projet : celui-ci, doit permettre de répondre aux questions naturelles du Sponsor projet. « Qui », fait « Quoi », et « Quand » ? On s’attache trop souvent à ce triptyque , en oubliant le « Pourquoi », qui défini à lui seul les relations entre vos tâches projets.
- Un outil de gestion des ressources : votre projet planifié ne saura être réalisé sans cet outil indispensable. Outre l’affectation des tâches aux différents corps de métiers que vous devrez adresser, celui-ci permettra la validation de votre planning de réalisation fonction des contraintes de chacun.
- Un outil de suivi : c’est l’outil qui sera le plus important une fois votre projet lancé. Il devra permettre de vérifier l’avancement global de votre projet (et des tâches qui le composent), mais également de rapporter auprès de vos interlocuteurs clients. Il doit, en outre, être en mesure d’offrir l’ensemble des éléments de la vie du projet.
Fort heureusement, la plupart des fonctionnalités nécessaires peuvent être rassemblées en un seul outil.
Quelques exemples de produits : GanttProject (Open source – Offline), 2-plan Team (Open source – Online), OnePMO (Propriétaire – Offline), Asana (Propriétaire – Online),… et bien d’autres !
