Le débat est vieux comme Hérode et les machines à cafés n’en peuvent plus de cette rengaine : Est que le contrôle de gestion fait gagner de l’argent ? Evidemment, nous savons que oui, que les budgets non serrés se dilatent naturellement et que les investissements non sécurisés mènent à des prises de risques aux conséquences douloureuses.
Pourtant, beaucoup de sociétés vivent encore sans avoir de véritable politique de gestion des licences ou SAM. Etonnant quand on considère par exemple qu’un serveur de base données à seize cœurs coute 4000€ alors que les licences Oracle nécessaires coutent 8*47K€ = 376K€. On parle donc d’un rapport de dix. Pour autant, toutes les entreprises veillent scrupuleusement sur l’amortissement des serveurs alors qu’elles sous estiment parfois le côté indispensable du suivi de parc logiciel.
Nous pourrions vous dire « Vivre sans SAM, c’est risquer de finir avec un redressement d’un million sur le dos ». Mais énoncer cette seule évidence serait réducteur : Les apports vont bien au-delà de la sécurisation de la compliance. L’optimisation d’un parc de licence de licence générant 500K€ de frais annuels de support est rapidement efficace. Dix pour cent de gain représentent 200K€ sur quatre ans !
Alors comment s’y prend-t-on pour gagner avec le SAM ? Petite visite guidée de la démarche
Maitriser son parc (Avoir une CMDB exhaustive)
Le premier pas est celui de la maitrise de son parc. Il faut évidement savoir exactement ce qu’on possède et de quels droits d’usage on dispose. Evident ? Pas tant que cela. De nombreux responsables ont du mal à reconstituer la liste de leurs actifs. Et quand ils y parviennent, cela se borne souvent à une série de bon de commande d’éditeurs conservée par les achats. Les contrats et accords de licence qui allaient avec ont bien souvent disparu… et potentiellement une partie des droits sont ainsi oubliés de tous !
Mettre en œuvre une politique de SAM commence donc par une démarche rigoureuse d’inventaire contractuel et quantitatif.
Maîtriser ses contrats
Une fois nos assets identifiés, vient la question de la connaissance fine des contrats pour les utiliser au maximum. On peut éviter d’acquérir de nouvelles licences pour un nouvel usage. Il est également possible de réutiliser des licences sur étagère si on a veillé à les conserver « actives ». Selon les accords, il est possible d’acquérir des licences de seconde main ou d’exploiter celles de la filiale qu’on vient d’acquérir. Cette maitrise parfaite des conditions générales de vos licences est indispensable pour ne plus naviguer à vue ni douter lors de vos tentatives de projection.
Augmenter le rendement de son parc
Une fois qu’on a la maitrise de ses règles de licensing, on peut procéder à une optimisation des consommations, devenue si importante notamment depuis l’avènement du cloud.
Dans le cloud, chaque minute de processeur évitée génère des économies directes. Dans vos datacenters, chaque minute de gâchis « processeur/licence Oracle » que vous évitez peut avoir le même apport : Il faut juste que vous sachiez placer cette consommation « ailleurs », là où elle est utile. On évitera ainsi de laisser un serveur à 16 cœurs sous exploité sachant qu’il représente 376K€*22%=82K€ de support annuel et immobilise 376K€ d’actifs licence. Si on ne peut regrouper dessus les applications, il est très rentable de remplacer ce serveur par un modèle à 8 cœurs et de « réutiliser » les huit cœurs/licences libérés.
Réduire ses coûts
C’est arrivé à ce niveau que peuvent apparaitre vos économies. Vous maîtrisez vos règles contractuelles et vous avez réussi à baisser toutes vos consommations. Il vous reste donc des assets logiciels non utilisés pour lesquels vous vous acquittez d’un support. Si vous êtes certains de ne pas réutiliser ces produits à courts termes, votre contrat vous permet peut-être de faire disparaitre ce coût. C’est la croisée des deux étapes : maîtrise contractuelle et optimisation des consommations.
Aller de l’avant et « faire des coups »
Enfin, le dernier niveau inclut la veille régulière et une relation commerciale bien gérée.
En gardant un œil sur l’actualité de vos éditeurs, vous pouvez déceler une opportunité par le biais d’une évolution de conditions. Cela peut être un changement de type de contrat, comme pour les abonnement de téléphone portable. Il vous faudra alors utiliser toute votre maîtrise de votre existant pour déterminer une éventuelle rentabilité à faire évoluer vos acquis. C’est un calcul à mener avec rigueur. Mais il peut démontrer qu’une évolution sera extrêmement lucrative à courts ou moyens termes.
Cet œil qui surveille l’éditeur peut également vous permettre de créer un marché « gagnant-gagnant » avec lui. Il arrive souvent que pour lancer une nouvelle offre, un éditeur soit prêt à des efforts importants. C’est le cas par exemple avec les offres Cloud en ce moment. Oracle peut ainsi envisager en ce moment de convertir des flux de supports en crédits de consommation Cloud. Vous acceptez d’aller vers une nouvelle technologie et en retour l’éditeur vous transforme un coût fixe en une consommation annuelle révisable à terme. C’est à ce jour la solution majeure pour rendre flexible votre coût de support et éventuellement le réduire.
Evidemment, dans les discussions, la maîtrise de vos assets sera nécessaire mais pas suffisante. Une compétence sur les nouvelles offres sera indispensable pour évaluer les futurs coûts. De plus, il faudra savoir mener finement une négociation pour garantir votre retour sur investissement.
En conclusion
Mener une politique de SAM dans l’entreprise est indispensable. Mais il faut savoir la rendre efficace. L’étape de maîtrise du parc nécessite un outillage car elle se doit d’être automatisée et exhaustive. Notre partenaire ASPERA propose des outils parfaitement adaptés aux besoins, comme Licence Control For Oracle (LC4O) et SmartCollect. Des tarifs réduits sont même disponibles jusqu’au 24/12.
Pour les autres étapes, si vous n’êtes pas en mesure de les mettre en œuvre, il est possible de se faire accompagner. Nous réalisons ce genre de mission depuis quinze ans pour de nombreux clients. N’hésitez pas à nous contacter.
