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Oracle Portal, une GED à part entière ?

Oracle Portal permet de créer un accès unifié à toutes les données et à toutes les applications de l’entreprise. La base de données Oracle offre sécurité, fiabilité et performance. Bien sûr, les données sensibles ne sont disponibles que pour les personnes auxquelles elles sont destinées et restent invisibles pour les autres.
Oracle Portal peut afficher du contenu statique (éléments), dynamique (portlets), ou même servir de référentiel de documents de toutes sortes. Les documents dans Portal sont vus comme des éléments qu’il peut lister sur une page. Une vision plus « orientée GED » impliquerait de pouvoir afficher des éléments stockés en base de données (des fichiers par exemple) sous une forme structurés de répertoires… un peu comme l’explorateur de documents sous windows … pas si évident au premier abord !

Introduction

Si on se penche un peu plus en détail sur la structure de Portal, nous disposons de :

  • Possibilité de créer des groupes de pages qui peuvent comporter pages et sous-pages (et bien entendu des sous-sous-pages). Les informations sur ces pages sont stockés en base de données (identifiant de la page, identifiant du groupe de page, identifiant de la page parent).
  • Possibilité d’insérer des images, documents (word, excel, powerpoint, pdf …) au niveaux des pages.
  • Chacun de ces éléments stockés en base comportent les informations permettant de connaitre leur place dans le portail (identifiant du groupe de page, identifiant de la page, identifiant du document.
  • Nous pouvons établir une liaison entre le fait qu’au sens portal, les documents sont associées à des pages, ce qu’au sens explorateur windows, les documents sont associés aux répertoires.

Visuellement voila ce que donnerait l’affichage « standard » d’une page portal contenant des documents :

Le look pas trop « sexy » peut paraitre rédhibitoire pour que Portal soit utilisé à des fins de « GED ».

Rapprochement avec une arborescence de type « explorateur Windows ».

Alors pour rendre plus attrayante cette présentation, nous pouvons imaginer une portlet PL/SQL qui récupère les sous – pages et les  documents associées aux sous pages, afin d’obtenir une visibilité plus générale sur le contenu. Comme toutes les informations relatives aux pages et à leur contenus sont stockées en base il suffit d’exploiter le contenu des tables qui nous intéressent.

Alors … comment faire ?

  • La table wwv_user_corners du schéma PORTAL, stocke les informations des groupes de pages et des sous pages. Il suffit de définir un curseur dans votre procédure PL/SQL qui va nous permettre de récupérer toute l’arborescence du groupe de page souhaité.

CURSOR arbor(page_pere number) IS

SELECT  id, LEVEL, title, description, keywords,
parent_id, siteid

FROM (
SELECT a.id,a.title,a.parentid parent_id,a.seq sub_folder_sequence ,a.siteid, keywords,description

FROM portal.wwv_user_corners a

WHERE (a.siteid = p_caid) AND a.LANGUAGE=portal.wwctx_api.get_nls_language and displayinparent=1

)

START WITH parent_id=page_pere
CONNECT BY PRIOR id=parent_id

ORDER SIBLINGS BY sub_folder_sequence ASC;

  • Il suffit ensuite de parcourir le curseur en indiquant en paramètre d’entrée, l’identifiant de la page dont on souhaite obtenir l’arborescence.
FOR page IN arbor(p_id) LOOP
  • Chaque identifiant trouvé correspond à une sous-page de la page courante. On récupère donc les éléments de cette page : nos fichiers !

Pour cela nous pouvons utiliser la vue PORTAL.WWSBR_ALL_ITEMS:

for docs in (select distinct display_name, description
from portal.wwsbr_all_items
where caid=p_caid and folder_id=p_id  and language = portal.wwctx_api.get_nls_language)
loop

Et voila … il nous reste plus qu’à afficher les résultats.

Et en image ??

Cet exemple assez simple peut être embelli et les informations complémentaires peuvent être récupérées. En effet, mis à part la description que l’on peut ajouter lors de la publication du document, nous pouvons spécifier une image associée : pourquoi pas l’icône personnalisée du fichier ?
Voici ci-dessous un exemple de ce qui est possible d’obtenir en customisant un peu :

Nous avons un aperçu global du contenu de la page courante, et ce sur deux niveaux. Nous pouvons évidemment extrapoler cette idée et afficher tout le contenu (fichiers y compris). Cependant le problème de la lisibilité se posera.
Maintenant si nous cliquons sur le titre « Intégration et formation », nous basculons vers cette page :
Et ici un exemple de page où nous sommes au dernier niveau d’arborescence… celle ci ne contenant que des documents.

L’insertion des documents.

Il suffit de se placer sur la page où l’on souhaite insérer le document, et de passer en mode « publication »

Et de publier le document

Après validation le document apparait dans la page destinataire

Et est visible dans la portlet d’affichage au niveau N-1.

En conclusion…

Oui utiliser Oracle Portal comme GED peut être envisageable, elle offre ainsi à moindre coût la possibilité d’organiser ses documents dans une arborescence « portal », tout en bénéficiant de la sécurité et des droits d’accès proposé par le produit.

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