Bien que la taille ou le type des clients diffèrent, il est un élément indispensable, commun, à considérer dès la mise en place d’une prestation : la météo du client.
Votre client, son contrat et ses attentes sont uniques.
Effectuer un reporting régulier valorise votre travail, démontre votre implication dans la prise en compte du contexte spécifique de votre client tout en aidant à l’amélioration continue de la prestation.
Suivre l’activité du client doit permettre :
- d’identifier la saisonnalité de l’activité du client
- d’anticiper les besoins sur les semaines ou mois à venir
- de récolter très tôt les motifs d’insatisfaction (et les traiter dès que possible)
- d’aider (le client ET le management) à la lisibilité de la prestation
Il s’agit d’une charge induite du contrat passé entre le prestataire partenaire et le client, qui ne peut être nulle, mais ne doit pas excéder 30mn par itération (création du document et diffusion).
En complément des comités de pilotage, cet envoi ne devrait pas se substituer au comité de suivi mais peut y être annexé.
Exemple simple de météo du client :
Les éléments constitutifs d’une météo (imprimable sur 1 feuille A4) sont généralement :
- 1 cadre (vert) présentant l’évolution de l’indicateur clé de la prestation.
Il pourra s’agir de la consommation d’UOs, du nombre de tickets saisis et/ou respectant les délais, etc.
Dans la mesure du possible, seront affichées les projections pour les itérations à venir. - 1 cadre (jaune) rappelant l’actualité (faits marquants) de la prestation depuis le dernier envoi, ainsi que les éventuelles évolutions au sein de vos équipes.
- 1 cadre (bleu) indiquant l’état global de la prestation sous forme d’icône, ainsi que les activités prévues à court et moyen terme.
Afin de maintenir un dialogue régulier, et en accord avec votre client partenaire, l’envoi de cette météo peut être fait tous les 7 à 15j maximum.
Cela permettra de :
- garantir l’efficacité du déploiement des ressources,
- veiller à la qualité de la prestation délivrée.
