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Voir l'agenda OCS de plusieurs personnes en même temps

Quand on encadre une équipe de consultants, pas toujours facile de savoir où ils sont, ce qu’ils font surtout lorsqu’ils reçoivent des consignes d’autres équipes. L’agenda d’Oracle Collaboration Suite (OCS) permet de suivre l’agenda de plusieurs personnes avec plus ou moins de détail en fonction du client utilisé. Comment ? ….

Pour rappel les différents clients pour accéder à son agenda sont:

  • L’interface web
  • Le client lourd Oracle multiplateforme en java
  • Outlook + OCFO (la fonctionnalité « multi-agendas » y est native)
  • Portlet du portail OCS
  • Téléphone portable, smartphone ou PDA communiquant (SyncML)

Aujourd’hui nous allons étudier la méthode la plus simple utilisant l’interface web. Donc on se connecte à son serveur à une URL qui va être du genre http://<mon_service_OCS>/ocas-bin/ocas.fcgi?sub=web&web=calendar
Commençons par créer un groupe qui va contenir les gens dont on souhaite visualiser le planning:

  • Cliquer sur l’icône avec le groupe de personnes +- en haut à droite 
  • La liste des groupes actuels sera probablement vide, cliquer sur « Nouveau » 
    • Donner un nom « Mon Equipe »
    • Type privé juste pour vous ou réservé permettra aux membres de s’en servir
  • Ajout des membres
    • Saisir le début du nom ou du mail de la personne et cliquer sur Rechercher
    • Sélectionner la personne si plusieurs suggestions
    • S’il n’y a pas d’ambiguïté, le nom est rajouté directement à la liste des membres
  • A la fin, on retrouve son groupe dans la liste des groupes:
  • Terminé pour revenir à la page d’accueil de l’agenda

Pour voir les disponibilités des membres de ce groupes, il faut ouvrir le planificateur en cliquant sur l’icône avec les 3 personnes en haut à gauche:

  • Rechercher: choisir Groupes
  • Nom: je saisis Easy, coche la case « Réservé »
  • En cliquant sur « Rechercher », on voit les disponibilités
  • Pour voir ce que fait la personne, il suffit de cliquer sur la loupe avec le + dedans
  • Si il y a un cadenas, c’est que vous n’avez pas le droit de voir le contenu, il s’agit peut-être d’un rendez-vous privé.
  • Pour voir un autre jour, sélectionner un autre jour au-dessus du tableau et cliquer sur « Actualiser »

Ce n’est pas ce qu’il y a de plus joli dans ces temps de « Web 2.0 » mais l’information est là. Si vous utilisez Outlook+OCFO, vous pouvez aussi afficher tous ces agenda côte à côte, mais au delà de 5 personnes, il vaut mieux avoir un TRES grand écran!
Et quand vous serez sous Beehive, ça donnera ça: Là c’est mon équipe de 5 testeurs virtuels qui m’ont tous donné accès en lecture et écriture à leur agenda … pas mal non ?

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