Rappel du contexte : Vous arrêtez de travailler avec un de vos clients, or celui-ci présente une situation créditrice.
En effet, vous lui avez fait un avoir, à imputer sur ses achats futurs, mais ne travaillant plus avec lui, vous souhaitez lui rembourser cet avoir.

• En 11i: Vous ne pouviez qu’enregistrer son remboursement, afin de solder la transaction dans Oracle, mais vous deviez effectuer son règlement en dehors d’Oracle Applications.

• En R12: Vous allez pouvoir maintenant rembourser votre client en émettant un paiement à partir d’AP, sans pour autant être obligé de créer un nouveau fournisseur.

Deux nouvelles fonctionnalités ont été développées pour répondre à ce besoin.

• L’intégration de la fiche fournisseur au sein du TCA (Trading Community Architecture). En effet, lors de la création d’un fournisseur, Oracle Applications va automatiquement créer un niveau supérieur correspondant à ce qu’on appellera : Le tiers (tables HZ). L’intérêt est de permettre la visualisation du tiers, à partir des deux applications auxiliaires AP et AR, sans avoir à les créer en double.

• Un nouveau type de document a été créé dans AP appelé Demande de règlement (Payment Request). Ce type de document apparaît dans le panneau des factures AP, une fois créé, mais il vous sera impossible de les saisir directement.

• La demande de paiement est initiée par une autre application d’Oracle (Oracle Loans, pour le remboursement de prêt , Oracle Receivable, pour le remboursement d’avoir, par exemple).

Présentation du processus :
Votre client ‘Business World’ n’a plus qu’un avoir de 1.000 € dans son compte.
On a vu précédemment qu’il est impossible de saisir directement une demande de remboursement. Le flux présenté ci-dessous va se résumer à saisir un encaissement négatif et le lettrer à la facture d’avoir.
Or, ce type d’encaissement est impossible à saisir directement.
Pour cela, vous devez utiliser le panneau des factures et non celui des encaissements.
Les étapes sont expliquées ci-dessous :
1/ Présentation de la facture d’avoir
Votre client se trouve dans la situation suivante : il n’a plus qu’une facture d’avoir de 1.000 € sur son compte.

2/ Tentative de saisie d’un encaissement négatif
Vous recevez alors le message suivant :

3/ Lettrage de la facture d’avoir
Vous devez pourtant lettrer votre facture en lui appliquant un encaissement négatif. Pour réaliser cette opération, vous devez utiliser la barre de menu et l’option ‘Actions’/ Lettrage.

 
Le panneau de lettrage des encaissements s’affiche. Choisissez la valeur ‘Remboursement’, livrée par Oracle. Le montant de la facture d’avoir s’affiche alors dans la colonne ‘montant’.
4/ Lettrage par l’utilisation du type ‘Refund’
Sauvegardez. Un premier bouton s’affiche ‘Attributs de règlements’. Cliquez sur le bouton pour indiquer les attributs de remboursement : le mode de règlement et éventuellement la banque de ce client.


5/ Validation de votre saisie
Sauvegardez de nouveau. Cette fois, un nouveau bouton apparaît sur lequel est affiché ‘Statut de remboursement’. Si vous cliquez sur ce bouton, vous obtenez les informations sur la demande paiement créée dans AP. Notez le numéro de la demande de paiement affiché en haut à gauche.

Consultation du statut des transactions d’origine
1/ Dans AP :
Attention, la transaction créée dans AP ‘Demande de paiement’ ne porte aucune information fournisseur.
Si vous souhaitez consulter la transaction créée par le processus, à partir du panneau des factures, ne saisissez que le numéro de la transaction (ou éventuellement le nom du tiers : celui-ci n’a pas de site fournisseur)
En effet, celui-ci n’a pas été créé, comme expliqué précédemment.
La transaction apparait comme validée. Il ne vous reste plus qu’à utiliser les fonctions standard d’AP, pour effectuer le paiement.

Nb : Constatez qu’aucun numéro de fournisseur n’apparait, car seul le tiers est affiché.
2/ Dans AR :
La transaction d’origine ‘l’avoir client’ est soldée, et si vous interrogez le détail, vous pouvez voir que le type de transaction utilisée est ‘Electronic Refund’.

Récapitulatif de la situation de votre client Business World :
1/ On a un avoir client, dans AR, de 1.000 $, soldé par un remboursement électronique.
2/ On a une demande de paiement, dans AP, de 1.000 $, que vous devrez régler.