Gouvernance et conformité aux nouvelles réglementations ; BPM : la réponse incontournable ?


La conjoncture économique, la maîtrise des nouvelles réglementations obligent les sociétés à soutenir leurs efforts d’amélioration de leur efficacité opérationnelle et de continuellement s’adapter aux changements du marché.
 
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Dans de très nombreux secteurs (banque/assurance, énergie, maintenance ascenseur/chaudière,  …), la gestion des affaires est complexifiée par les nouvelles réglementations (Bâle III, Solvency II, SOX, SAS 70, ISO 31000, ISO 27001, COBIT, RSE, contrôles réglementaires, …., REACH, Seveso 3).
Dirigeants, responsables de service ont la responsabilité de respecter et de faire respecter les réglementations en vigueur applicables à leur organisme et secteur d’activité.
 
Des modifications d’activités, des nouveaux projets, des nouveaux textes réglementaires, … les obligations réglementaires, par leurs évolutions permanentes, nécessitent un suivi et une mise à jour régulière par la mise en place d’un dispositif de veille réglementaire.
BPM3La mise en conformité dans le cadre de nouvelles réglementations accentue le besoin d’identification des points de risque et de contrôle des processus.
Mais également, elle requiert traçabilité des activités de dizaines d’acteurs, processus (direction commerciale, technique, risque/qualité, facturation, …), documents et Procès Verbaux (attestation de conformité, déclenchement de facturation).
Certaines normes internationales et autres référentiels font référence à la notion de dispositif d’identification d’exigences légales et réglementaires et d’évaluation de la conformité.
Les entreprises ont accumulé un certain retard en matière de gestion des processus métiers durant la crise, mais aujourd’hui elles semblent réaliser les multiples intérêts du Business Process Management (BPM).
Avec un besoin accru en matière de gouvernance et de conformité aux nouvelles réglementations, le BPM s’inscrit comme un élément de réponse incontournable aux problématiques actuelles que connaissent les entreprises.
En effet, les investissements conséquents que nécessite la mise en conformité aux dernières réglementations ont fourni aux équipes dirigeantes le prétexte idéal à la mise en place d’une solution BPM.
Le BPM contribue positivement à la mise en conformité dans le cadre de ces réglementations, car le contrôle des processus permet d’identifier les points de risque mais également d’assurer une plus grande transparence.
Les contraintes induites par la réglementation se sont finalement révélées être le terrain idéal à un nouveau regain d’intérêt pour le BPM.
 
Les démarches BPM connaissent un nouveau souffle et deviennent incontournables pour faciliter l’avenir numérique.
Quel avenir prévoir pour le BPM ?
BPM1Le BPM (Business Process Management), ou gestion des processus métiers, est une approche de gouvernance des processus, pouvant s’appliquer dans tout domaine d’activité. Bâtie autour de méthodes, de règles, de pratiques managériales et étayée par des logiciels, elle permet de monitorer et d’optimiser en continu, et dans la durée, les processus.
« Afin de garantir une efficacité opérationnelle optimale, nous devons avoir un SI le plus performant possible, tirer le meilleur des données et doper les capacités de son SI »
Dans cette optique, les société ont mis en place une politique de transformation digitale passant notamment par la dématérialisation des flux, la mobilité mais aussi une valorisation accrue des données. Elles sont ensuite analysées et proposées aux clients ainsi qu’aux utilisateurs métiers. Reste que tous ces processus n’étaient pas totalement optimisés.
Pour améliorer les performances, les entreprises doivent contrôler et améliorer leurs processus métier. Le BPM s’efforce d’augmenter l‘efficacité d’un processus métier.
BPM2
En déterminant le processus optimal étant données les conditions actuelles.
En permettant la digitalisation, l’enrichissement et le contrôle des données, tout au long du process.
En intégrant une gestion électronique documentaire (GED) pour la gestion des dossiers et des affaires.
En faisant fonctionner le processus aussi efficacement que possible.
En permettant des prises de décisions et des contrôles pour une efficacité continue.
En assurant suivi du process et le reporting sur toute la chaîne de valeur de la l’activité.
 
Avec le BPM, les processus peuvent alors être exécutés et orchestrés. In fine, l’aboutissement de cette approche réside dans le pilotage des processus, qui consiste à analyser les performances des processus présentées sous forme de tableaux de bord, et leur optimisation, qui met en exergue des solutions permettant d’améliorer les performances des processus métiers.
Les processus sont alors supervisés et automatisés à l’aide d’applications métiers (i.e. Business Activity Monitoring), permettant ainsi d’optimiser les coûts, de réduire le risque opérationnel ou encore d’améliorer et de personnaliser la relation client.
 Les bénéfices attendus sont sur de nombreux axes :

  • Meilleures gouvernance et maîtrise des risques : Traçabilité des activités au travers de leurs organisations, pour mieux maîtriser les risques opérationnels, la conformité aux règlementations, pour accroître la productivité de leurs équipes, automatisation des tâches de contrôle, d’approbation, de décision, notification des échéances.
  • Automatisation, contrôle et prise de décisions : automatisation et simplification de processus complexes jusqu’alors réalisés manuellement, réduction du nombre de processus gérés par le back office ; Productivité accrue, respect du timing, cohérence, fiabilité, diminution des erreurs, augmentation de la conformité, réduction des coûts et optimisation du cycle de facturation (amélioration du DMP : Délai Moyen de Paiement) ;
  • Perfectionnement de la collecte d’informations automatisant les processus associés à des documents personnalisés complexes : Simplifier les processus à l’aide de documents intelligents et d’une GED. Un document intelligent est un modèle ou un formulaire électronique alliant les attributs de présentation des documents statiques à un outil décisionnel intégré assurant une interaction avec les applications d’entreprise.
  • Sécurisation des données : standardisation des processus et échange de données informatisées au fil des activités avec une stratégie et des règles communes à tous les utilisateurs.
  • Communication et collaboration : Alignement et participation, surtout entre l’informatique et le métier, à l’aide d’une plateforme collaborative ; Conception d’un outil commun de saisie ; simplifier la communication et la collaboration en vous assurant que vos documents sont toujours impeccables, clairs et exacts ; Production de rapports et de tableaux de bord ad-hoc sur toute la chaîne de valeur.
  • Qualité de la gestion des dossiers : accroissement de la satisfaction des clients et des partenaires. Conformité au plan qualité Evolutivité et réutilisation des processus Allègement du SI : centralisation des règles métiers au niveau du BPM.
  • Amélioration de la relation clients : grâce à la digitalisation de certaines actions via leurs sites web (self-service) ; augmentation de la satisfaction clients.
  • Visibilité et supervision en temps réel : fournir une meilleure visibilité de l’activité afin de mieux réguler l’affectation des dossiers ; Superviser en temps réel les flux, les transactions commerciales, de façon individuelle, pendant toute la durée d’un processus, descendant jusqu’au niveau des sous-processus, remontant jusqu’au niveau du macro-processus, et visualisant le processus sous l’angle d’un rôle particulier ; gérer les indicateurs clés de performance, et générer des alertes en cas de dysfonctionnement constaté sur une étape du processus.

Le BPM se place comme le facteur clé du succès, permettant aux entreprises de faire face à la complexité croissante de leur système d’informations et à leurs besoins de modernisation, d’agilité et d’évolutivité.

  • Accroître l’agilité du SI pour accompagner les changements rapides
  • Pouvoir disposer facilement de nouveaux processus, de nouvelles règles, sans dépendre de l’IT
  • Des processus flexibles
  • Convergence vers un système plus urbanisé et maîtrisé
  • Allègement du SI : centralisation des règles métiers au niveau du BPM
  • Réduire la complexité et minimiser les coûts d’intégration

Business Int
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