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Le cauchemar du DSI

Après plusieurs décennies, le poste de travail est progressivement passé du statut de terminal passif à celui de véritable « dépotoir à fichiers ». Faites l’expérience : combien avez vous de fichiers Word, Excel, PPT confidentiels ou pas, sur votre PC portable ? Vos documents sont au mieux posés sur vos serveurs de fichiers (150 TB au dernier comptage sur vos SAN, dont 70% de doublons), et dans le cas le plus répandu, sur le disque dur de votre portable.
Lequel tombera en panne ou sera volé …
Le rêve des responsables informatiques, au delà de toute nostalgie du terminal, est de récupérer un peu de contrôle sur l’information, de sécuriser les données de l’entreprise. L’heure est lointaine ou Word ne servait qu’à rédiger des courriers de deux pages … le document bureautique est passé de l’anecdotique au stratégique.

Top-down,  bottom-up ?

Microsoft, qui est probablement en partie responsable de la situation actuelle du fait de l’orientation historique de son offre vers le poste client, s’évertue à répondre à ce besoin en essayant tant bien que mal de lier ses produits bureautiques à des solutions collaboratives comme Microsoft Sharepoint et Exchange. Mais savez-vous où sont les options dans Office pour partager publier, collaborer, les utilisez-vous ? Clairement ça n’avance pas beaucoup.
De son côté, Google a suivi le chemin inverse et apporte des outils d’édition en ligne. Rien sur le poste, tout est distant ! L’offre Google inclut l’édition, le stockage de documents, l’email et l’agenda, sans rien mettre sur le poste client. L’ennui, c’est qu’après 10 ans, 20 ans d’Office, je vous défie d’adopter Google Docs si vous êtes un utilisateur un tant soit peu avancé. Pas un expert, pas un champion de la macro ou une terreur des tables pivot, non, un utilisateur régulier !
En vérité nous ne sommes qu’au balbutiement de ce type d’outils, et il ne faut pas se leurrer : le confort et la puissance des outils Office, c’est le fruit d’un investissement considérable de Microsoft : qu’on soit partisan ou pas, il sera difficile à Google ou à tout autre éditeur  de solution « online » de s’en approcher avant longtemps. Et je fais comment quand je n’ai pas de réseau ? Quand je suis à la campagne avec un GPRS moisi ?
Ces deux exemples significatifs montrent à quel point ce problème est complexe : les deux plus gros éditeurs n’ont pas encore de solution intéressante à fournir, pour l’utilisateur ET pour le DSI.

Ou best of breed ?

L’approche d’Oracle a ceci d’intéressant qu’elle s’attaque à tous les fronts simultanément !  Oracle n’a pas voulu réinventer les outils d’édition, et c’est à mon sens intelligent car ce serait nier la qualité du travail accompli par Microsoft depuis des années..

  • Oracle propose une plate-forme de collaboration intégrée, Oracle Beehive, qui permet à l’utilisateur de garder le meilleur des deux mondes : le poste client avec Microsoft Office et la centralisation des données dans un environnement unifié et sécurisé. Depuis Outlook, depuis l’explorateur Windows, il crée et fait vivre des documents qui sont dans un espace sécurisé sur son serveur. Il peut travailler hors ligne car tout est synchronisé. Il les élabore au cours de réunions, de Web conférences, il les envoie par email et les stocke dans un espace de travail projet. La visibilité et la sensibilité des documents est préservée, les versions sont gérées sans qu’il s’en soucie. Le serveur Beehive lui permet également d’inclure des intervenants externes à l’organisation dans son groupe de travail, toujours en sécurité ! Et avec les options de la base de données Oracle, c’est la garantie de la disponibilité, de la sécurité, et même la possibilité de dédupliquer les documents, qui est offerte.
  • Les documents créés à partir de la gestion collaborative peuvent être chiffrés avec Oracle IRM. Quel intérêt si les documents sont sur le serveur, sachant qu’on peut chiffrer le stockage ? Parce qu’un utilisateur Office a toujours tendance à conserver des versions de travail en local, parce qu’il y a des mécanismes de cache sur les PC et dans les navigateurs, parce que les documents sortent par mail. Avec IRM c’est l’assurrance totale : un document ne peut être ouvert, ou modifié, ou imprimé qu’avec un « token » qui sera vérifié sur le serveur IRM, et auquel sont associés les droits de l’utilisateur. Cette clé peut être révoquée à tout moment, fini la hantise de la clé USB perdue ou volée !
  • Enfin, le patrimoine documentaire d’une entreprise doit être géré, publié, classé, archivé. Comme autrefois on gérait les dossiers papier, mais avec la souplesse des outils électroniques. C’est le rôle des outils Oracle Content Management, une offre complète de gestion des documents électroniques depuis la numérisation jusqu’à la rétention légale, en passant par la gestion des images et plans, l’archivage. Et c’est modulaire, et intégré, et intégrable aux processus humains et applicatifs dans le cadre d’une architecture SOA.

Oracle, plutôt que d’essayer de produire l’arlésienne, le couteau suisse de la gestion documentaire qui permet tout depuis l’édition jusque la destruction, a adopté le paradigme du « best-of-breed », avec des outils intégrés et infiniment plus puissants qu’un « tout en un ».
Une bonne stratégie ? Assurément, car c’est mécanique : aucun éditeur n’a la puissance de produire ce que toute l’industrie n’a pas sur faire en 30 ans !

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